Cobrar por recibo bancario SEPA y evitar el "chargeback"

¿Cómo funciona el cobro por recibo bancario?

El cobro por recibo bancario consiste en un proceso en el que el banco del vendedor extrae del banco del comprador el dinero que debe por la venta de un producto o servicio. Para poder extraer este dinero y realizar la transacción, primero, tu cliente debe darte permiso firmando una autorización mediante un mandato SEPA, y después debes justificar que te debe esa cantidad de dinero solo con girar un recibo bancario en el que se desglosan los productos o servicios prestados.

Mes a mes debes actualizar y enviar a tu banco un archivo XML con los datos de tus clientes y el importe a cargar a su cuenta para que se efectúen las transacciones.

Te explicamos estos conceptos básicos para poder cobrar a través de domiciliación bancaria.

Recibo bancario. ¿Qué es el recibo bancario?

El recibo bancario es un documento que emite el banco del vendedor que justifica el cargo de una cantidad de dinero a cambio de un producto o servicio, es decir, por una transacción económica entre dos partes. Sería el equivalente al ticket de caja cuando se realiza una compra en un establecimiento físico, solo que en este caso, al haber intermediado el banco, lo que se obtiene es un recibo bancario.

¿Qué es el recibo SEPA?

El recibo SEPA (también llamado adeudo directo SEPA) es en sí el proceso por el cual un proveedor puede cobrar por sus servicios, directamente, a través de la cuenta bancaria del cliente. Para poder hacerlo, el cliente debe firmar una autorización de mandato SEPA en la que consiente y autoriza este procedimiento para que el vendedor pueda girar recibos bancarios hacia el comprador.

Las siglas SEPA provienen de Single Euro Payments Area (Zona única de pagos en euro) y hacen referencia a la zona donde clientes y empresas podrán realizar transacciones monetarias en euros a través de bancos. Todas estas transacciones son igual de rápidas y seguras en todos los puntos de la zona SEPA, ya que se realizan a través de los mismos instrumentos y regulación.

Esta normativa es la que permite operar entre países sin esperas ni trámites adicionales con el objetivo de unificar el mercado a través del cobro con recibos bancarios y otras formas de pago también adscritas al espacio económico europeo.

¿Qué características tiene el cobro a través de recibo bancario SEPA?

Las domiciliaciones SEPA con recibos bancarios tienen una serie de características comunes:

• Las transacciones económicas se realizan en euros.
• Si la transacción se realiza dentro de la zona SEPA, será 100% segura y fiable venga de donde venga.
• Para poder efectuar la transacción se necesita saber el código IBAN de la cuenta del cliente.
• Antes de empezar a cobrar, el cliente debe haber dado su autorización a través del mandato SEPA. Este documento deberás guardarlo mientras dure la relación comercial con el cliente.
• El cliente tiene derecho a devolver los pagos que considere fraudulentos hasta 8 semanas después de producirse. Esta devolución es lo que se denomina chargeback y tiene un coste para el emisor del recibo como penalización.

¿Cómo girar recibos bancarios SEPA?

Girar un recibo bancario es un proceso estandarizado para todos los negocios. Lo primero de todo es recibir el mandato SEPA firmado por tu cliente, mediante el cual te autoriza a realizar cobros es su cuenta bancaria. Estos cobros pueden ser únicos (una vez) o recurrentes (de manera sucesiva) y esto debe estar especificado en el momento de la autorización. Para autorizar el cobro, el mandato debe incluir la siguiente información:

• Código de referencia del mandato SEPA
• Datos legales del vendedor/proveedor
• Datos legales del cliente
• IBAN de la cuenta bancaria del cliente donde se harán los cargos
• Método de pago recurrente o único
• Fecha

Tipos de recibos domiciliados SEPA

Existen distintos tipos de recibos domiciliados SEPA con los que los negocios pueden cobrar a sus clientes:

• Adeudo Directo Básico o CORE. El más utilizado por todas las empresas es el recibo SEPA básico o CORE, ya que permite emitir cobros para cualquier tipo de clientes, ya sean empresas, particulares o autónomos.
• Adeudo Directo B2B. Este tipo de recibo SEPA está enfocado hacia los pagos B2B entre empresas. El plazo para devolver un recibo domiciliado SEPA es de hasta 13 meses, mientas que la devolución de recibos B2B solo es posible si no se ha autorizado el pago.

Ventajas y desventajas de cobrar por recibo bancario SEPA

Cómo todos los métodos de pago, cobrar a través de recibo bancario tiene sus ventajas e inconvenientes:

Ventajas de cobrar a través de recibo bancario SEPA

Como ya hemos dicho al inicio de este post, cobrar a través de recibo bancario es el método de pago preferido para los españoles y esto es porque tiene una serie de ventajas que no pasan desapercibidas:

• Comodidad para los clientes. Aunque para el vendedor es un proceso burocrático tedioso (sobre todo si el servicio se paga mensualmente) para el cliente es muy cómodo, ya que solo tiene que preocuparse de rellenar el consentimiento y de tener dinero en la cuenta en el momento de cobro.
• El día del cobro está asegurado. Con la domiciliación bancaria puedes elegir el día que cobras, y todos los pagos se efectuarán a la vez. Existe el riesgo de que algún cliente no tenga fondos y se produzca una devolución de recibo o chargeback, pero la mayoría de los ingresos entrarán en tu banco a la vez. Esto te permite planificar tus propios pagos a tus proveedores y no tener imprevistos ni descubiertos en tu cuenta.
• Es 100% seguro. Como hemos nombrado antes, el cobro a través de recibo bancario dentro de la zona SEPA es fiable y seguro. Los datos bancarios de los clientes se encriptan y se almacenan con mucha seguridad.
• Tipos de recibos domiciliados. Los distintos tipos de recibos domiciliados están pensados para dar servicio a empresas con distintas necesidades de cobro, con ventajas específicas para cada una de ellas.

Desventajas de cobrar a través de recibo bancario SEPA

Por otro lado, también existen una serie de desventajas que hacen que el resto de métodos de pago sean cada vez más usados frente al cobro por recibo bancario.

• Trámites burocráticos pesados. Antes de empezar a cobrar, cada uno de tus clientes, debe rellenar el mandato SEPA. Esto significa estar pendiente de cada cliente individualmente para que lo rellene y posteriormente guardar todos estos documentos mientras la relación comercial con el cliente perdure. Después debes ir rellenando y actualizando un archivo XML cada vez que quieras cobrar a tus clientes. Este trámite se hace especialmente complicado porque si cobras los recibos bancarios de manera periódica, por ejemplo, mensualmente, al final de mes debes eliminar aquellos a los que no les das servicio y añadir a los nuevos.
• La devolución de los recibos o el chargeback. Cuando un cliente echa el recibo para atrás, es decir, lo devuelve, o al cobrarlo no existen fondos en su cuenta, el banco cobra al emisor una comisión que suele ir entre los 3 y 8 euros por recibo y cliente. Esto es uno de los grandes problemas de cobrar por recibo bancario ya que el coste por recibo es muy elevado y a menudo, si el importe a cobrar no es muy alto, se pierde dinero por cliente. Posteriormente hablaremos de este tema de manera más extensa.
• Descentralización de la información. No existe un lugar en el que comprobar que todos estos recibos se han cobrado bien, cuáles han sido devueltos, un listado o base de datos de clientes o métricas donde se puedan comparar periodos de tiempo, diferencia de ingresos entre los distintos servicios, etc.
• Limitaciones y falta de flexibilidad. Los recibos bancarios SEPA están planteados únicamente para aquellos negocios con escenarios de cobro simples cuyos precios no varían en ningún momento. Por eso mismo, aquellos negocios que cuentan con planes recurrentes variables no pueden utilizar este sistema de cobro automatizado.

¿Qué es un chargeback?

El chargeback se produce cuando un cliente realiza la devolución de recibo por falta de saldo o por un cargo que no reconoce. Los bancos permiten a sus usuarios realizar devoluciones de recibo para proteger a los clientes de cobros fraudulentos.

Pero, la realidad es que los clientes, a veces, devuelven el recibo bancario cuando el cargo no les viene bien, o porque en la cuenta existe falta de fondos, o porque simplemente no quieren pagar y lo manifiestan a través de este método, con una devolución de recibos.

Este tipo de prácticas son muy frustrantes para el emisor de los recibos bancarios, ya que le supone un coste en tiempo y dinero bastante elevado. En tiempo, porque debe volver a emitir el recibo bancario si quiere cobrar, así como implementar otras estrategias de recobro para recuperar la deuda. Y en dinero, porque además de la comisión por devolución del recibo, debe pagar la comisión por emisión de recibo y esperar que el cliente no vuelva a repetir el chargeback.

El chargeback no solo supone una reducción de los ingresos en tu negocio, también puede ser motivo de importantes pérdidas de dinero cada mes.

Plazo para devolver un recibo domiciliado SEPA

El plazo para devolver un recibo domiciliado SEPA es distinto en función de la autorización que haya dado el cliente.

Con autorización previa confirmada por el cliente, dispone de 8 semanas para devolver el cargo, mientras que si no se ha dado autorización, el plazo es de 13 meses para solicitar la devolución del recibo bancario.

¿Cuánto cuesta el chargeback o devolución de recibos bancarios?

El chargeback o devolución de recibos bancarios tiene un coste de penalización que puede ir desde los 3 hasta los 8 euros por transacción dependiendo del banco. Pero, además del coste económico de la comisión en sí, en el caso de recibos bancarios de poco importe, puede suponer no solo reducir ingresos sino pérdidas de dinero.

Por ejemplo, si cobras un servicio mensual de 10 euros y le restas la comisión de la primera emisión (2€) luego el coste de devolución de recibo bancario o chargeback (8€) y posteriormente el coste de la nueva emisión de recibo (2€), lo que tu cobras por ese servicio se queda en -2€. Aunque estas cifras pueden variar.

Por otro lado, se encuentra el coste de tiempo que supone volver a actualizar el documento XML para volverlo a enviar al banco para intentar cobrar de nuevo los recibos devueltos.

¿Cómo evitar el chargeback por devolución de recibos bancarios?

Evitar el chargeback al 100% si cobras a través de domiciliación bancaria es muy difícil. Aunque existen algunas formas de combatir los impagos que puedes poner en marcha para reducir la tasa de devolución de recibo bancario:

• Fija un día de cobro. Si estableces un día de cobro permanente y te aseguras de que tus clientes saben cuándo va a ser, les permites organizarse con sus cobros y tener fondos disponibles en el momento de realizar la transacción y evitar el chargeback.
• ¿Ha recibido el cliente el servicio? Es muy importante tener el archivo que envías al banco para cobrar actualizado. Si le cobras a un cliente por un producto o servicio que no ha disfrutado te hará un chargeback que te costará dinero.
• Comunícate con tus clientes. Conocer a tus clientes y hablar con ellos es importante. Debes saber si están conforme con los precios, con los servicios que ofreces y que todo está en orden antes de girarles el recibo. Si no lo están no dudarán en hacer un chargeback.
• Tu nombre en el extracto del banco. Es importante que tus usuarios sepan cómo apareces en el extracto del banco. Si tienes un nombre fiscal que no es similar al nombre comercial del negocio por el que estás cobrando, no dudarán en devolver el recibo. Diles cómo vas a aparecer en el extracto de su banco para que reconozcan el cobro sin problemas y no traten de hacer una devolución de recibo o chargeback.

Busca alternativas a los recibos bancarios SEPA

Si bien es cierto que los recibos bancarios tienen ventajas para los clientes, no es la forma d cobro más óptima para los negocios. A causa de la elevada tasa de devolución de los recibos, los altos costes de gestión y las limitaciones a la hora de automatizar cobros recurrentes que no sean fijos, muchos negocios necesitan otros medios de cobro alternativos a los recibos bancarios SEPA.

Plataformas de automatización de cobros recurrentes como Uelz cuentan con medios alternativos para flexibilizar los cobros de negocios con cualquier modelo de cobro.

Automatiza los cobros recurrentes con tarjeta

Puedes permitir que tus clientes te paguen por otros métodos de pago sin tener los riesgos del chargeback.

• A través de los pagos con tarjeta, los usuarios tienen más control sobre sus pagos y se sienten más seguros, ya que son ellos los que introducen sus datos de pago en el momento de adquirir un producto o servicio. Debido a esto, no existe un plazo de devolución ya que ellos mismos autorizan el pago.
• Además, en caso de pagos recurrentes, los pagos online permiten la automatización. Las pasarelas de pago online, te permiten establecer pagos periódicos automáticos, es decir, suscripciones, en los que los suscriptores activos se actualizan y se les cobra mes a mes sin tener que hacer nada por actualizar ficheros o documentos.
• La automatización es flexible y se adapta a cualquier escenario de cobro. Esto incluye cobros recurrentes fijos como las suscripciones, pero también variables. Cada vez más negocios hacen flexibles sus precios para adaptarse a las necesidades reales de los usuarios o su consumo. A través de los pagos con tarjeta, los clientes pueden hacer pagos automatizados con cualquier tipo de recurrencia.

Acepta más métodos de pago alternativos

Cuando ofreces a tus clientes variedad en los métodos de pago, les das flexibilidad a la hora de pagarte, algo que agradecen ya que les permites la comodidad de elegir cómo quieren pagarte. Así, no solo podrás evitar el chargeback, sino que ofreciéndoles una experiencia de pago sencilla, no dudarán en repetir contigo.

Puedes introducir otros métodos de pago alternativos basados también en el esquema SEPA como las transferencias inmediatas, que también hacen los cobros de cuenta a cuenta. Esta modalidad de pago es más segura que los recibos bancarios porque una vez que el cliente autoriza el pago, no hay posibilidad de solicitar una devolución, por lo que el cobro es seguro siempre.