La gestión de cobros es una tarea crítica para cualquier empresa que busque mantener un flujo de efectivo constante y evitar problemas financieros. Se trata del proceso de seguimiento y recuperación de los pagos pendientes de los clientes y puede ser un desafío para muchos negocios, especialmente si no se cuenta con una estrategia efectiva.
Implementar una gestión de cobros sólida puede marcar la diferencia entre el éxito y el fracaso financiero de una empresa. En este artículo, exploraremos la importancia de la gestión de cobros y cómo implementarla en tu empresa, ayudándote a mantener una relación saludable con tus clientes.
¿Qué es la gestión de cobros?
La gestión de cobros hace referencia a los trámites necesarios en una empresa para recibir y controlar los pagos pendientes de sus clientes. Se trata de una actividad crítica para la empresa y forma parte de una de las áreas más importantes de toda empresa, ya que un flujo de ingresos constante es fundamental para mantener la salud financiera y estabilidad de cualquier negocio.
La gestión de cobros no solo implica los procesos de cobro y recuperación de pagos, sino que también incluye el seguimiento y control de los pagos vencidos, así como el manejo de situaciones en las que los clientes no han cumplido con sus obligaciones financieras y presentan retrasos en sus pagos. Para ello, se hace un trabajo de planificación, monitorización y análisis de las estrategias utilizadas para mejorar la tasa de cobro y la relación con los clientes.
Implementar una buena gestión de cobros permite a las empresas aumentar su flujo de ingresos, reducir los riesgos financieros y mejorar la relación con sus clientes. En definitiva, la gestión de cobros es la parte de la gestión de un negocio por la cual se ponen en marcha acciones y tareas administrativas y financieras para recibir los pagos y cobrar las facturas que los clientes están obligados a pagar. y la empresa está en su derecho de percibir.
Funciones de la gestión de cobros
La gestión de cobros tiene una serie de funciones importantes que contribuyen a la recuperación efectiva de los pagos pendientes de los clientes a través de distintas estrategias. Las persona encargada de realizarlas es el CFO y las funciones de la gestión de cobros son las siguientes:
- Control de deudas. La gestión de cobros está vinculada directamente con los pagos de los clientes. Por eso mismo el primer paso para gestionar cobros en una empresa es identificar cuáles son los pagos que se encuentran pendientes. Esto implica llevar un registro y seguimiento de los plazos de pago acordados con los clientes, evitar impagos y verificar que han sido cumplidos.
- Revisión y seguimiento de los cobros. Es importante que la empresa lleve un seguimiento proactivo de todos los cobros que recibe y para ello es de gran ayuda contar con la tecnología necesaria con la que se podrán identificar los motivos detrás del impago (pueden ser por falta de fondos, por problemas técnicos, etc...) y establecer el plan de acción para recuperar el pago.
- Previsión y planificación del pago de los clientes. Con la previsión de cobros se impacta positivamente en la rentabilidad y estabilidad de la empresa, ya que si los cobros se gestionan de manera eficiente la situación financiera de la empresa también mejorará.
- Relación con los clientes. La gestión de cobros también implica reclamar a los clientes los pagos retrasados que no se han recibido a tiempo, por eso es importante que la empresa se comunique de manera efectiva y clara con los clientes sobre sus pagos pendientes y establezca un diálogo abierto y cuidadoso para resolver cualquier problema que pueda surgir.
- Herramientas tecnológicas. La gestión de cobros también puede beneficiarse del uso de herramientas tecnológicas, como software de gestión de cobros y automatización de procesos de pago. Estas herramientas pueden ayudar a optimizar la gestión de cobros y reducir el tiempo y los recursos necesarios para recuperar los pagos pendientes.
¿Por qué es importante la gestión de cobros para empresas con pagos recurrentes?
Para las empresas es muy importante llevar una gestión de cobros eficiente que les permita mantener una buena salud financiera. Los ingresos recibidos por los pagos de los clientes son la base para garantizar la liquidez de la empresa y poder asumir los gastos propios de su gestión como el pago de nóminas, impuestos, compras...entre muchos otros.
Las tareas y funciones derivadas de la gestión de cobros son esenciales para cualquier empresa, especialmente cuando recibe un alto número de pagos, pero si hay un tipo de empresa o negocio en el que es importante la gestión de cobros es en aquellos que reciben pagos recurrentes de sus clientes.
Los negocios con cobros recurrentes necesitan cumplir estrictamente con la gestión de cobros, pues la gestión financiera de estas empresas se sostiene en los pagos mensuales que recibe cada mes. Llevar un seguimiento de cada uno de los cobros y los clientes es la forma de asegurarse de que se han recibido con éxito los cobros correspondientes y, en caso de no ser así, iniciar los procesos pertinentes para recuperarlos.
Si algo caracteriza a las empresas con cobros recurrentes, es que las suscripciones les permite tener una previsión precisa de cuál será su situación financiera a lo largo del año. Por eso, la gestión de cobros les ayuda a asegurar el cobro de cada uno de los pagos de sus suscripciones.
Gestión de cobros y pagos
En ocasiones, los términos de gestión de cobros y pagos se confunden por su ambivalencia en el ámbito de la gestión financiera. Sin embargo, es importante no confundir la gestión de cobros con la gestión de pagos por sus diferencias.
Su diferencia fundamental reside en el rol que toma el negocio. Por un lado, en la gestión de cobros el negocio se encarga de recoger los ingresos correspondientes a los pagos de los clientes. Con la gestión de cobros el negocio se asegura emitir recibos de pago y de cobrar por todos y cada uno de los servicios o productos vendidos, garantizando el flujo continuado y a tiempo de los pagos de sus clientes.
Por su parte, la gestión de pagos sitúa a la empresa en el papel de cliente. En este momento la empresa toma el rol de pagador y debe hacer pagos a otras empresas, por ejemplo, proveedores. En este caso, la gestión de pagos es necesaria para controlar las facturas que debe pagar y hacerlo a tiempo.
Formas de mejorar la gestión de cobros
Automatizar los procesos de cobro
Una de las primeras formas que puede utilizar cualquier empresa para mejorar la gestión de cobros es la automatización de procesos de cobro.
La automatización de cobros ayuda a reducir el tiempo y los recursos necesarios para hacer el seguimiento de los pagos pendientes. Las soluciones de software de gestión de cobros permiten crear planes de pago personalizados por servicio o cliente, para ajustarlos lo máximo posible y evitar las tareas manuales propias de la gestión de cobros. Al mismo tiempo, la gestión de cobros se agiliza porque los pagos se reciben automáticamente en un mismo lugar y se actualizan de la misma forma, poniendo solución a los problemas de conciliación bancaria.
Con la automatización de los cobros la gestión de cobros conocer el estado de los cobros y reclamar los pertinentes requiere menos esfuerzo y tiempo que cuando se hace de manera manual.
Implementar una política clara y efectiva de cobros
Otra de las mejores maneras de mejorar la gestión de cobros es estableciendo políticas de cobro claras y efectivas.
Para evitar que la gestión de cobros se complique por la demora de los pagos de los clientes, es mejor prevenir con una política de cobro sólida. Para ello se debe conocer y evaluar el historial de los clientes para definir los plazos de pago y establecer penalizaciones si es necesario cuando los pagos se atrasan. Crear un procedimiento para afrontar las situaciones de impago ayudará a la gestión de cobros de cualquier negocio.
Mejorar la comunicación con el cliente
En línea con lo anterior, es importante mantener una comunicación transparente y directa con los clientes para evitar posibles problemas de impago.
Con un diálogo efectivo los clientes estarán al tanto de cuáles son las políticas de cobros (incluyendo fechas límite, penalizaciones por retraso, etc.) y actuarán en consecuencia a ellas, pero necesitan tener un conocimiento total de las mismas. Por eso, la empresa debe hacer un seguimiento de los cobros y pagos de manera proactiva y asegurarse de que todos los clientes han cumplido con sus obligaciones de pago. Si no lo han hecho, es importante comprobar cuáles han sido los motivos y la forma de mejorar a través de la comunicación.
Gestionar clientes morosos sin perder su confianza
Cualquier situación de impago es algo a evitar, pero si se llega a este punto se debe tratar con la máxima profesionalidad posible.
La gestión de cobros atrasados es una prioridad máxima para cualquier empresa porque los impagos pueden suponer su fin. Por eso, se deben establecer procesos de seguimiento estructurados y realizar un seguimiento proactivo de los clientes que no han cumplido con sus obligaciones de pago. Para no perder su confianza lo ideal es entender el motivo del impago y evitar en la medida de lo posible acudir a terceros encargados de la gestión de cobros de las empresas y ofrecer soluciones para recuperarlo como plazos adicionales u otras alternativas de pago.
Ofrecer opciones de pago alternativas como el pago fraccionado
Cuando un pago de importe elevado se atrasa puede deberse a la falta de liquidez del cliente en el momento del pago. Si ocurre así, y el negocio es conocedor de la situación, puede ofrecer opciones de pago alternativas como el pago a plazos.
Ofrecer facilidades de pago también es una de las formas de mejorar la gestión de cobros de un negocio. Hacerlo implica un conocimiento del cliente y sus pagos, así como de su situación financiera. Con los pagos fraccionados se pone solución a los posibles impagos que puedan surgir por falta de comunicación entre ambos.
Ofreciendo una forma de pago alternativa se evitan situaciones incómodas como la demora de pagos y la necesidad de reclamarlos. El pago fraccionado es una buena solución para que los clientes se sientan más cómodos al realizar sus pagos y también una forma de mejorar la gestión de cobros.
Tu aliado para la gestión de cobros
Como has podido ver, hacer un seguimiento de los cobros de tu negocio y controlar las entradas de dinero es la base para una correcta gestión de cobros.
Hacerlo parece complicado al principio, sobre todo teniendo en cuenta todo el tiempo que se debe emplear en ello. Sin embargo, existen soluciones con las que hacerlo es mucho más rápido y sencillo.
A través de plataformas de gestión de cobros como Uelz puedes ver en un mismo lugar de un vistazo todos los cobros y ventas de tu negocio y localizar en segundos aquellos impagos o pagos atrasados. De esta forma, la gestión de cobros deja de ser un problema y se convierte en una tarea automática.
Por otra parte, la gestión de cobros puede mejorarse ofreciendo las condiciones de cobro adecuadas, y para ello puedes contar con todas las herramientas de Uelz para cobrar a tus clientes como ellos necesiten.
