Aunque no sea uno de los términos más conocidos entre la mayoría de usuarios dada su novedad y lo específico del término, es muy importante para los negocios conocerlo.
"Know Your Customer" o KYC es la forma que se ha adoptado a nivel europeo para evitar los fraudes y las transacciones ilegales online. Dado que los procesos de onboarding digitales son los más eficientes, tanto para empresas como para clientes, es necesario que haya una regulación que controle quiénes son esos clientes antes de iniciar su actividad.
Con este artículo comprenderás por qué muchas empresas, como Uelz, solicitan ciertos documentos en su proceso de KYC onboarding y la importancia de hacerlo para ser KYC compliance.
Know Your Customer: ¿KYC qué es?
KYC son las siglas en inglés de "Know Your Customer", lo que en castellano se traduce como "conocer a tu cliente". Se trata del proceso que siguen las compañías del ámbito financiero para identificar a sus clientes y validar su identidad, cumpliendo así con la normativa europea vigente.
Este proceso, Know Your Customer (KYC), es la respuesta que han dado las instituciones ante los avances de la tecnología e internet, que han permitido que cualquier empresa adquiera clientes de manera exclusivamente digital. Esta situación puede generar conflictos entre quiénes dicen ser los nuevos clientes y quiénes son realmente. Ante posibles suplantaciones de identidad y fraudes, el Parlamento Europeo, ha definido un marco de actuación que previene sucesos de este tipo, considerando el KYC como la solución en materia de seguridad y protección de las entidades financieras que se expeonen a riesgos de este tipo.
Con el proceso de identificación KYC los usuarios (individuales o empresas) pueden convertirse en clientes registrándose de manera digital en un organización con total seguridad y protección.
Por qué es importante el proceso KYC (Know Your Customer)
Cierto tipo de entidades financieras, como pueden ser aseguradoras, bancos, pasarelas de pago... en definitiva, cualquier compañía que opere en el sector financiero, necesitan verificar la identidad de sus clientes para prevenir posibles fraudes y garantizar la veracidad de sus datos. De esta manera, el blanqueo de capitales, la financiación de terrorismo u otro tipo de actividad ilegal queda bloqueada gracias al proceso de identificación KYC. Del mismo modo, la suplantación de identidad, el uso de datos personales falsos o el uso ilícito de datos de terceros son regulados por la mencionada normativa.
Con el proceso KYC (Know Your customer) la identidad de los clientes queda verificada. Las últimas actualizaciones del reglamento europeo para la identificación digital han facilitado los métodos de identificación electrónica que pueden utilizar las empresas para identificar a sus clientes. Con ello, se multiplican las posibilidades de adquirir clientes desde cualquier parte del mundo y en cualquier momento, ya que el hecho de estar presente no es ya un imperativo para contratar un servicio o registrarse como cliente en una empresa.
El onboarding se realiza de manera totalmente online y los registro KYC digitalizan los procesos burocráticos de los clientes, agilizando así todos los trámites de la manera más cómoda, segura y sin la necesidad de presentarse personalmente en las oficinas de ninguna empresa.
El proceso de identificación KYC
Las empresas financieras, para cumplir con la normativa europea, deben implementar un proceso de KYC en sus onboardings para que estos cumplan con las medidas de seguridad online requeridas.
La identificación y validación de la identidad de un cliente con el procedimiento Know Your Customer (KYC) sirve para verificar que el cliente es quien dice ser para, posteriormente, darle acceso a su cuenta. Las empresas que ofrecen servicios financieros incorporan cada vez más los procesos de registro online, por lo que el registro KYC es una parte obligada del mismo.
Verificar la identidad de un cliente con el proceso KYC es muy sencillo para él. Solo tiene que presentar una copia de los documentos que identifican al cliente, aunque esto dependerá del servicio que se vaya a contratar o el producto al que se desee acceder. Principalmente, se solicitan documentos que acrediten la identidad del cliente y su domicilio real. Para ello, los documentos que reconoce el KYC son:
- Documento Nacional de Identidad (DNI) o pasaporte
- Carnet de conducir
- Documento que acredite el domicilio del cliente (facturas, recibos, contratos...)
Para un registro KYC todavía más digital, se ha autorizado también la identificación de los clientes con firma digital o comprobaciones biométricas a través del reconocimiento facial, ocular o dactilar.
Normativa europea en el proceso KYC
La normativa para la prevención del blanqueo de capitales, así como el Reglamento Europeo para la identificación digital, componen el marco regulador del KYC. Estos reglamentos significan para el Know Your Customer un mercado abierto y homogéneo, en el que cualquier usuario puede hacerse cliente solo presentando los documentos mencionados anteriormente.
La legislación española, mediante el Real Decreto 304/2014, de 5 de mayo, aprueba el Reglamento de la Ley 10/2010, de 28 de abril, de prevención del blanqueo de capitales y de la financiación del terrorismo, donde se cita en el mismo lo siguiente:
Los sujetos obligados podrán establecer relaciones de negocio o ejecutar operaciones a través de medios telefónicos, electrónicos o telemáticos con clientes que no se encuentren físicamente presentes.
Beneficios del KYC (Know Your Customer)
La ventaja principal de contar con el KYC como parte del onboarding de cliente ya se ha ido mencionando en varias ocasiones a lo largo de esta artículo, pues se trata del mayor avance que se ha producido en las empresas financieras. Gracias al KYC onboarding se ha facilitado el proceso de registro y contratación de productos y servicios financieros, reduciendo las dificultades y la fricción. Adquirir nuevos clientes nunca había sido tan sencillo y el Know Your Customer permite eso mismo, pero además con todas las garantías de seguridad online.
Entre otros beneficios del Know Your Customer encontramos:
- Rapidez. El tiempo de procesamiento de los datos se reduce a pocos minutos.
- Ahorro. Los costes para la entidad también se ven reducidos en gran medida, ya que los costes humanos son menores.
- Veracidad. Se accede directamente a fuentes fiables de información de la Administración Pública para contrastar los datos.
- Reducción de riesgos. La inteligencia artificial facilita el proceso y ofrece una fiabilidad total.
- Autonomía. No es necesaria la presencialidad del cliente en ningún momento. Todo el proceso lo hace por su cuenta de manera autónoma gracias a la digitalización.
- Escalabilidad del negocio. Con la automatización del proceso se puede aumentar fácilmente el volumen del negocio sin comprometer su modelo actual.
Un ejemplo: formulario KYC de Uelz
Conociendo en profundidad qué es el KYC y la importancia de Knowing Your Customer, es más sencillo entender por qué hay que seguir ciertos pasos en el proceso de onboarding de muchas empresas y también el por qué se solicitan algunos documentos.
Aunque indiscutiblemente el onboarding digital facilita el registro de nuevos clientes y reduce la fricción, es cierto que en algunos casos los requisitos para cumplir el KYC pueden resultar algo engorrosos. Sin embargo, son la parte más importante del onboarding de cliente, ya que es la que garantiza todas las medidas de seguridad sobre sus datos.
En el caso de Uelz, por ejemplo, la posibilidad de registrarse de manera totalmente digital en una plataforma de gestión de cobros donde los datos bancarios para realizar transacciones son una parte esencial de la compañía es lo que la hace más eficiente para los clientes.
Para hacer el proceso de onboarding autónomo y sin ningún tipo de riesgo además, se necesita verificar la información del cliente mediante dos documentos: por un lado, el Documento Nacional de Identidad del responsable legal de la empresa para poder comprobar quién es esa persona y, por otro lado, un documento que acredite su domicilio (facturas, recibos, contratos de suministros, etc.).
Solicitando esta información en el proceso KYC de Uelz, además de hacer el onboarding 100% digital nos aseguramos de contar con personas reales entre nuestros clientes y que, además, cumplen con la normativa de seguridad vigente.
Utilizar el proceso de identificación KYC es la forma más fiable de asegurar que los clientes que se registran en una plataforma, producto o servicio online son quienes dicen ser. Los fraudes online están a la orden del día, así como otro tipo de infracciones en el sector financiero, así que es un imperativo legal para todas las empresas de este ámbito.
Esto supone una garantía doble, por un lado para las empresas porque se aseguran de verificar la identidad de los clientes y, por otro, para los propios clientes y usuarios, quienes cuentan con la seguridad de que su identidad nunca será utilizada con fines delictivos.
