Gestionar los cobros de una clínica de maternidad tiene una complejidad que no siempre es visible desde fuera: servicios con precios variables, clientes en distintas fases de un proceso de acompañamiento, y obligaciones fiscales como TicketBAI que añaden una capa administrativa inevitable.
Maternaly, clínica especializada en acompañamiento integral durante el embarazo, parto, posparto y lactancia con diferentes sedes en el País Vasco,
operaba hasta hace poco con un sistema completamente manual para gestionar todo esto.
El problema: un flujo de cobro sin automatización
El proceso de cobro de Maternaly funcionaba así: la clienta solicitaba un servicio, se le indicaba que realizara el pago por transferencia bancaria, y la administrativa esperaba a recibir el justificante. Una vez confirmado, el pago se registraba manualmente en una lista y se generaba la factura de forma individual.Este modelo tiene tres problemas técnicos concretos:
1. Dependencia humana en cada paso. No hay ningún evento automático que dispare el siguiente paso del flujo. Cada acción (confirmar el pago, registrarlo, generar la factura) requiere intervención manual.
2. No escala. Con cada nueva clienta, el volumen de tareas administrativas crece de forma lineal. A más clientas, más carga para la administrativa.
3. Conciliación manual y propensa a errores. La conciliación entre pagos recibidos, registros y facturas emitidas se hace a mano, sin ningún sistema que garantice la coherencia entre los tres.
El coste operativo real: 400€/mes en gestión externa de facturas, más las horas de la administrativa dedicadas a seguimiento de transferencias y registro de pagos.
La solución: un flujo end-to-end basado en eventos
La integración implementada por Reddia conecta tres sistemas (Uelz, Holded y TicketBAI) en un flujo secuencial disparado por un único evento: el pago de la clienta. El flujo ahora funciona de la siguiente manera:
Paso 1 — Cobro: Uelz gestiona el cobro recurrente de forma automática. La clienta paga una vez y autoriza los cobros futuros — cada mes siguiente el cargo se ejecuta sin intervención manual.
Paso 2 — Facturación: El evento de pago confirmado dispara automáticamente la creación de la factura correspondiente en Holded, con los datos del servicio y la clienta ya parametrizados.
Paso 3 — Cumplimiento fiscal: La factura generada en Holded se sube automáticamente a TicketBAI, cumpliendo con la obligación de facturación electrónica del País Vasco sin ninguna acción adicional por parte del equipo.
El resultado es un pipeline de cobro completamente automatizado: desde el cargo recurrente mensual hasta la factura fiscal, sin que nadie tenga que intervenir en ningún punto del proceso.
Resultados
- 400€/mes ahorrados en gestión externa de facturas
- Eliminación total de las tareas manuales de seguimiento y registro de pagos
- Cobros recurrentes ejecutados automáticamente cada mes
- Facturas generadas y subidas a TicketBAI sin intervención humana
- Cumplimiento con la normativa de facturación electrónica del País Vasco
Un sistema de cobro que trabaja solo
Con esta integración, Maternaly ha pasado de un flujo dependiente de personas a un sistema basado en eventos que se ejecuta de forma autónoma. El equipo puede dedicar su tiempo a lo que realmente importa: el acompañamiento a sus clientas durante el embarazo, el parto y el posparto.
