¿Qué es la conciliación bancaria?

¿Qué es la conciliación bancaria?

Según la RAE, la conciliación bancaria es el proceso que determina la causa de las diferencias entre el saldo de los movimientos bancarios y los registros contables.

Explicado de una manera más simple, la conciliación bancaria consiste en un proceso en el cuál se compara los registros contables de la empresa con los movimientos bancarios reales que han tenido lugar en el banco en un mismo periodo de tiempo.

Conciliación es un término que significa hacer compatible dos o más cosas, por lo que la conciliación bancaria es, literalmente, compatibilizar lo que se ha documentado que ha pasado con respecto a la facturación y las transacciones que realmente se han efectuado.

Este procedimiento tiene como objetivo tener todos los movimientos bancarios de la empresa bajo control y debe hacerse de manera periódica. Lo ideal es realizar una conciliación bancaria cada 15 días o a final de cada mes.

¿Cómo se realiza una conciliación bancaria en contabilidad?

La conciliación bancaria al uso, como se ha estado haciendo hasta ahora, es un proceso un poco tedioso si no se lleva al día. 

El primer paso que hay que hacer de manera rigurosa es registrar todos los movimientos contables, es decir, las transacciones, tanto los ingresos como los gastos de la empresa. Ahora, si usas un software de gestión de cobros, este proceso se puede ir realizando de manera automática.

El segundo paso es contrastar estos movimientos con el extracto bancario. Cada mes, el banco envía un documento a los clientes en el que se detallan todas las transacciones realizadas en la empresa.

En muchas ocasiones, cuando haces la conciliación bancaria no coinciden las cifras y existe un descuadre de caja. Esto puede ocurrir por múltiples causas, pero lo verdaderamente importante es tenerlas localizadas y corregirlas si es posible. Un ejemplo de estas causas pueden ser los errores a la hora de registrar una transacción, ya sea porque no se ha contado, porque se ha duplicado o porque se ha contabilizado con errores.

Otro ejemplo puede ser que el banco no haya contabilizado algún movimiento porque no ha llegado el dinero a la cuenta o por cualquier norma o política propia de la propia entidad a la hora de reflejar los movimientos bancarios.

En cualquiera de los casos, realizar una conciliación bancaria nos permitirá detectar errores ya sean producidos por parte del banco o por nuestra propia parte.

Tipos de conciliación bancaria

Existen diferentes tipos de conciliación bancaria dependiendo de la manera en que se realiza:

Conciliación bancaria manual

La conciliación bancaria manual suele realizarse con excel o con papel. Aunque suene prehistórico, existen muchas empresas que siguen haciendo los procesos de contabilidad y conciliación bancaria de la empresa con estas herramientas. Hay que comprobar si coincide el importe del periodo anterior y luego si coincide el importe final. Si existe algún descuadre de caja hay que mirar una por una todas las transacciones. Este proceso aunque no es complicado sí es muy tedioso y consume mucho tiempo.

Conciliación bancaria automática

Gracias a la tecnología, podemos realizar la conciliación bancaria de una manera mucho más eficiente. Hoy en día existen muchos softwares de gestión de cobros que se encargan de automatizar los procesos para ahorrar una gran cantidad de tiempo a las empresas a la hora de realizar la conciliación bancaria.

Conciliación bancaria individual o aritmética

Es la manera más común de realizar la conciliación bancaria. Este método consiste en ir revisando los movimientos y comparándolos con el extracto bancario de manera cronológica.

Conciliación bancaria conjunta o contable

Este tipo de metodología para realizar la conciliación bancaria se centra en los descuadres de caja y los unifica para crear “pólizas de corrección” es decir, volver a emitir facturas de manera correcta para cuadrar la cuenta de resultados de la empresa. Para ello, existen estrategias de recobro que pueden ser muy útiles de implementar.

¿Es obligatorio hacer la conciliación bancaria?

Hacer la conciliación bancaria de manera periódica en tu empresa no es obligatorio a nivel fiscal, pero sí es aconsejable por sus múltiples ventajas. Todas las ventajas de la conciliación bancaria se resumen en un único objetivo: tener una percepción real de lo que pasa en tu negocio.

¿Cuándo es importante realizar una conciliación bancaria?

En general, todas las empresas necesitan de la conciliación bancaria para llevar en orden su contabilidad. Sin embargo, las empresas que combinan distintas formas de pago en su negocio son las que más dificultades encuentran al hacer sus tareas de conciliación, ya que cada una de las transacciones pueden tener un origen distinto.

Si este es tu caso, y combinas distintos métodos de cobro en tu negocio, lo mejor es utilizar un proveedor de servicios de pago que los incluya todos en un mismo lugar. Así, será mucho más sencillo realizar una conciliación bancaria rápida y sencilla.

Beneficios de la conciliación bancaria

Los beneficios de la conciliación bancaria en tu empresa son:

Control financiero de tu empresa

Gracias a la conciliación bancaria puedes tener una visión real de la salud financiera de tu empresa. Si tienes claro el saldo de tu negocio puedes hacer previsiones, saber si es momento de invertir en ciertas cosas o entender cuánto dinero tienes que facturar a nivel mensual para mejorar el balance de resultados a final de cada período financiero.

Detectar errores de pagos

Si haces la conciliación bancaria de tu negocio será más fácil detectar si has ha emitido algún recibo que no se ha cobrado, por lo que podrás volver a emitir el cobro y que cuadre la caja de tu negocio. Es más fácil que esto suceda cuando se reciben muchos pagos recurrentes, algo que se puede solucionar con la implantación de suscripciones, por ejemplo.

Al contrario también puede pasar, es decir, que hayas emitido un cobro pero que no esté reflejado en los libros de contabilidad de la empresa. Estos errores son más comunes si emites y contabilizas los pagos de manera manual.

Comprobar los ingresos y los gastos de la empresa

Un negocio con una alta transaccionalidad y facturación a menudo pierde el control, no solo del dinero que recibe, sino también del dinero que paga a sus proveedores. Con la conciliación bancaria es muy sencillo tener controlado que todos los recibos que dependen de ti hacia terceros estén al día.

Prevenir pérdidas económicas

Con la conciliación bancaria, además de ver si ha habido algún servicio que no se ha cobrado correctamente, también podrás observar qué partes de tu negocio no funcionan o te están ocasionando pérdidas a todos los niveles (a nivel producto, de recursos humanos, de inversión en nuevas tecnologías, algún servicio que estás dando que no te brinda beneficios porque no tiene demanda…)

Conocer el rendimiento de la empresa y tomar decisiones

A medida que vas conociendo información financiera de tu empresa con los beneficios anteriores tienes una visión muy clara de cómo está funcionando tu empresa, lo que te ayudará a tomar decisiones más acertadas para su crecimiento.

¿Qué es la conciliación bancaria con la ayuda de Uelz?

Tal y como hemos comentado en los anteriores apartados te habrá quedado claro lo que es la conciliación bancaria y que no es obligatoria, pero sí muy beneficiosa para el control financiero de tu empresa. Además es un proceso que si se realiza de manera manual puede suponer una gran pérdida de tiempo y dinero en personal que puede evitarse con una herramienta de gestión de pagos online.

Uelz ayuda a la conciliación bancaria de la empresa al día gracias a la automatización de la entrada de dinero y a la claridad con la que la información se muestra. Las funcionalidades de Uelz que ayudan a automatizar la conciliación bancaria son:

• Panel de control. La entrada de dinero se contabiliza de manera automática en el panel de control de Uelz en el que se ven con claridad los pagos que se han realizado con éxito y los errores que haya podido haber.
• Recobro de deudas automático. Cuando un cobro no se ha efectuado con éxito, Uelz procesa el cobro de nuevo cada 24 horas, sin coste adicional, hasta que se hace efectivo. Esto reduce los descuadres de caja en gran medida, lo que facilita que la conciliación bancaria sea correcta.
• Variedad en métodos de pago. Poder ofrecer a los clientes diferentes métodos para que te paguen ayuda a la conciliación bancaria, ya que les brindas flexibilidad a la hora de elegir el método de pago que más le conviene y reduces la tasa de impagos.