Recibo de pago: qué es y modelo de recibo de pago

¿Qué es un recibo de pago?

Un recibo de pago es un documento que se emite como evidencia de que una transacción financiera ha tenido lugar. En otras palabras, el recibo de pago es una muestra por escrito de que se ha recibido un pago por los bienes o servicios proporcionados en una fecha determinada y con un importe determinado. Todos los datos deben quedar reflejados en el recibo de pago y el documento debe entregarse a ambas partes.

Es habitual que las empresas emitan un recibo de pago cuando un cliente ha hecho el pago correspondiente de una factura. Así indica al deudor que el pago ha sido recibido y el mismo se asegura que el dinero ha llegado correctamente al acreedor. 

El uso del recibo de pago no es obligatorio entre las empresas, pero sí tiene validez legal, por eso es muy importante la forma en la que se hace el recibo de pago y los elementos que se incluyen en él.

¿Para qué sirve el recibo de pago?

El recibo de pago es muy útil tanto para el vendedor como para el comprador, porque sirve como evidencia de la transacción para ambas partes.

Su función principal es justificar el pago en caso de error de duda y aportar seguridad al deudor a la hora de realizar una transacción. El recibo de pago actúa como comprobante de pago y respaldo informativo para cualquiera de las partes implicadas en un pago. Cubre legalmente y acredita a cualquiera de las partes ante cualquier problema. 

Las situaciones más habituales en las que se recomienda emitir un recibo de pago son aquellas en las que no se puede emitir una factura que refleje el pago que se ha realizado o también aquellas en las que se entrega un cheque o un pagaré físico que puede traspapelarse. En cualquiera de los casos, el recibo de pago sirve de justificante de pago y deja por escrito la conformidad de que se ha realizado un pago.

Modelo de recibo de pago ¿Qué información incluye?

No existe un modelo de recibo de pago específico, ya que no es un documento obligado para las empresas, pero sí existen una serie de datos que deben incluirse en los recibos de pago para evitar futuros problemas. 

El modelo de recibo de pago generalmente incluye la siguiente información:

• Encabezado. Se debe nombrar el documento correctamente para evitar algún tipo de confusión. Normalmente se hace con el título "Recibo de pago" o "Recibo" para dejar clara la naturaleza del documento. 
• Número de recibo. Agregar un número específico a cada recibo es una forma de facilitar su seguimiento. 
• Nombre y datos fiscales del deudor. Nombre de la empresa, dirección y NIF del pagador del recibo. 
• Nombre y datos fiscales del acreedor. Nombre de la empresa, dirección y NIF del receptor del pago. 
• Fecha. Fecha en la que se firma que se ha recibido el pago. Lugar. Lugar donde se ha recibido el cobro. 
• Concepto. Razón por la que se ha emitido el recibo. Importe. Cantidad por la que se ha emitido el pago, en letra y en número. 
• Medio de pago. Forma de pago a través de la cual se ha realizado el pago (puede ser tarjeta, recibo bancario, transferencia bancaria...) ‍
• Nombre y firma del emisor del recibo.

¿Cómo hacer un recibo de pago?

Existen todas clase de herramientas online para gestionar cobros de una empresa, así como para crear facturas online gratis. Este tipo de plataformas permiten digitalizar los pagos y los cobros de cualquier empresa

Si en tu caso necesitas hacer un recibo de pago para un cliente en concreto porque te ha solicitado un documento que acredite que has recibido su pago puedes hacer un recibo de pago utilizando un formato prediseñado como el que te mostramos a continuación. A partir de las plantillas de recibo de pago que existen en internet podrás generar varios recibos de pago de manera eficiente. 

Hacer un recibo de pago es un proceso muy sencillo. Solo tienes que procurar que aparezcan todos los datos detallados en el punto anterior y respetar algunas cuestiones de forma. Sin embargo, no te preocupes por las cuestiones legales, pues no hay nada referido a este tipo de documento más allá de los datos del vendedor y de la pagador, así como aquella información que ya has reflejado en la factura.

Puedes hacer tu propio recibo de pago desde algún procesador de texto a partir de este modelo de recibo de pago:

“En (ciudad) a (día) de (mes) de (año) 

Recibí del Señor/a (nombre del emisor), la cantidad de (importe en euros), en concepto de pago total o parcial de la compra/adquisición/servicio (producto o servicio adquirido). 

Firma y DNI del vendedor.”

Recuerda que esto es solo un modelo de recibo de pago básico y que puedes personalizarlo según tus necesidades y requisitos específicos. Lo más importante es que el texto y la firma sean legibles. También es recomendable que no solo el vendedor sea el que firme el recibo de pago, sino que ambas partes firmen el documento para acreditar el pago.

Ejemplo de recibo de pago

Si lo que buscas es un ejemplo de recibo de pago para poder tener una referencia del documento que debes enviar a tus clientes cuando recibas tu pago, aquí tienes un ejemplo de recibo de pago que puedes descargar y guardar.

Diferencias entre recibo y factura

En ocasiones se confunden los términos "recibo" y "factura" o se les da un mismo uso cuando realmente no son documentos equivalentes. Existen algunas diferencias entre recibo y factura que debes saber para hacer un uso correcto de cada uno de ellos. 

Las principales diferencias entre recibo y factura son: 

Propósito. La función principal de cada uno de ellos es distinta. 

• Por un lado, el propósito principal del recibo de pago es proporcionar una evidencia de que se ha recibido un pago por bienes o servicios, es decir, confirmar la transacción y pago realizado. 
• Por otro lado, una factura es el documento que se emite antes de que se realice el pago, justo en el momento en el que se hace un pedido o se confirma una venta. Su propósito es solicitar el pago al comprador por los bienes o servicios suministrados, y detalla las cantidades, los precios detallados y el total a pagar.

Momento de emisión. 

• El recibo de pago se emite justo después de que se haya realizado el pago y, por lo tanto, se ha completado la transacción. 
• Por el contrario, la factura se emite antes de recibir el pago, ya que es un documento que se envía al comprador para que realice el pago dentro de un periodo de tiempo determinado.

Contenido. 

• En un recibo de pago se incluyen detalles sobre el pago realizado, como la fecha en la que se ha recibido, el importe, el método de pago y una breve descripción de los productos o servicios. 
• En una factura se detallan cada uno de los productos o servicios proporcionados, incluyendo descripciones detalladas, cantidades, precio por unidad, impuestos aplicados, términos de pago y cualquier otra información relevante para el comprador.

Legalidad. 

Tanto el recibo de pago, como la factura, pueden tener implicaciones legales, pero su enfoque es diferente. Las facturas deben respetar unos criterios compartidos y son de obligado cumplimiento, mientras que el recibo de pago no es una obligación legal emitir. Sin embargo, ambos tienen validez legal. 

• Por un lado, la factura es un documento legalmente vinculante que establece la obligación del comprador de pagar por los bienes o servicios que ha adquirido. Puede utilizarse como base para la contabilidad, la declaración de impuestos y para respaldar legalmente la transacción. 
• Por otro lado, el recibo de pago es una confirmación de que el pago se ha realizado, mientras que la factura es una solicitud de que se realice. Ambos documentos son importantes para mantener registros precisos de las transacciones comerciales.

Plataforma de gestión de cobros: ¿necesaria para los recibos de pago?

Para emitir recibos de pago correctamente y cuando procede es necesario tener un control en tiempo real de todos y cada uno de los cobros que se realizan en tu negocio. Esto es lo que se conoce como conciliación bancaria, un proceso en el cual se comparan los registros contables de la empresa con los movimientos bancarios reales que han tenido lugar en el mismo periodo de tiempo.

Conocer cuándo ha sido emitido un cobro y confirmar la correcta recepción del dinero es la clave para hacer recibos de pago.

Con Uelz puedes llevar al día todos los cobros de tu negocio y hacer un seguimiento de las ventas y cobros en tiempo real. Además, podrás ofrecer distintos métodos de pago para que tus clientes hagan sus cobros de la forma más cómoda, así como utilizar otras herramientas online que te ofrece, como el generador de facturas para enviarlas a tus clientes. 

La conciliación de cobros será mucho más sencilla y podrás hacer mucho más rápido tareas de tu negocio como hacer recibos de pago y enviarlos a tus clientes cuando estos hayan pagado. Así podrás hacer más seguros y confiables los grandes pagos de tus clientes cuando los hacen a través de métodos de pago online.