Imagina que te has planteado construir tu propia solución de automatización de cobros recurrentes. Al principio parece una decisión de lo más razonable para el equipo técnico, pues muchos se preguntan: ¿cómo de complejo puede ser desarrollar un sistema de cobro recurrente adaptado a las necesidades específicas de tu negocio? La realidad es que lo que en un principio parece un proyecto de desarrollo aparentemente sencillo, rápidamente se acaba convirtiendo en una auténtica pesadilla para los ingenieros de software. Su tiempo (un recurso muy limitado y valioso) acaba dedicándose a un proyecto que no forma parte del core del negocio y desvía su foco del objetivo principal.
Construir un sistema de cobro recurrente robusto y, al mismo tiempo, flexible es una tarea que requiere de mucho tiempo y de un mantenimiento constante para adaptarse correctamente a los cambios que se van produciendo en el negocio a lo largo del tiempo. Así como experimentar con diferentes estrategias de negocio que incluyen cambios en los modelos de cobro recurrentes.
En esta guía te compartimos los aspectos más importantes que debes tener en cuenta si decides construir un sistema de cobro recurrente de manera interna, y las razones por las que son tan complejos.
1. Tratar con fechas y zonas horarias
Uno de los primeros aspectos que debes tener en cuenta es la importancia que tienen las fechas y las horas en la facturación recurrente. Necesitas manejar con una precisión exacta todos y cada uno de los ciclos de facturación que se producen en tu negocio, independientemente de dónde se encuentran tus clientes.
Por un lado, debes empezar teniendo en cuenta que cada mes es diferente y por lo tanto, la facturación recurrente debe ser acorde al mismo. Esto significa que el número de días de cada mes influyen en el cálculo de la recurrencia, ya que en muchos casos no es lo mismo un mes que tiene 28 días frente a otro con 31. También se pueden producir cambios en lo que respecta a la fecha de inicio de la suscripción y, por lo tanto, el momento en el que se programan los próximos cobros cada mes.
El resultado es que los cobros recurrentes se complican a causa de tener que procesar las ventas en fechas distintas según el cliente, prorratear las cantidades y conciliar los cobros.
Por otro lado, tener clientes en distintas partes del mundo significa que sus horarios son diferentes. Comprender las zonas horarias es esencial para definir ciclos de facturación adecuados, especialmente cuando los precios dependen del consumo registrado o de otras variables relacionadas con el tiempo.
En definitiva, el conteo del tiempo tiene que ser el primer factor a tener en cuenta al construir tu solución de cobro recurrente.
2. Personalizar los precios y experimentar con modelos de cobro
En muchas ocasiones, un precio fijo no es suficiente para cerrar cierto tipo de ventas y negociaciones, como por ejemplo las que se dan en los B2B. Este tipo de ventas necesitan contratos personalizados y específicos para cada cliente, así que durante la negociación, el equipo de ventas cuenta con la libertad de crear acuerdos y palancas comerciales flexibles y adaptadas para acelerar el cierre de las ventas.
La personalización de los planes de pago puede incluir desde aplicar un descuento los tres primeros meses, hasta configurar los servicios por paquetes a demanda del cliente. Para evitar que estos cambios en los cobros recurrentes se tengan que realizar de manera manual en cada ciclo de facturación, tu negocio necesita operar con un sistema de cobros recurrentes que automatice las particularidades de cada venta sin impactar en la operativa general del negocio. Es decir, aplicar condiciones de venta específicas sin tener que realizar facturas manuales.
Una solución sería no personalizar los planes, ni aplicar descuentos o cargos añadidos, pero la realidad es que se trata de uno de los recursos principales que utilizan los equipos de ventas y que ayudan a incentivar el cierre de contratos. Sin embargo, tener en cuenta esto en el momento de construir una plataforma de automatización y gestión de billing es un reto añadido. La periodicidad, los ciclos de facturación, la recurrencia, el prorrateo…son algunos de los factores que se ven afectados.
Se pueden dar infinidad de casos, entre los que puedes encontrar, por ejemplo, que un descuento se aplique en una fecha distinta a la de la fecha de cobro recurrente, o que se haya pagado un plan anual por adelantado y se añada un servicio extra a mitad de año (y, por lo tanto, un cobro adicional). ¿Cuándo y cómo se realizarían estos cobros recurrentes?
Con los planes personalizados se pone en juego uno de los aspectos más delicados del billing, pero al mismo tiempo esencial para las ventas efectivas de los negocios: combinar distintos planes de cobro con condiciones específicas para cada venta y cliente.
3. Calcular cobros basados en el uso
Si tu modelo de negocio está basado en los cobros por uso o consumo, entonces necesitas incluir un componente en el cálculo de precios que sea capaz de automatizar el registro de consumos y ejecutar cobros según el mismo.
La facturación con cobros recurrentes variables y basados en el uso necesita de una comunicación constante y en tiempo real entre el sistema de cobro y el sistema de tu negocio, para enviar y recibir los consumos que se generan y calcular de manera precisa y automática cuál es el precio final que se cobrará en el próximo ciclo de facturación.
Trabajar con un parámetro de medición tan cambiante como es el consumo resulta un reto todavía mayor para los negocios con cobros recurrentes. Y más todavía, si lo que te has propuesto es construir tu propia solución de automatización de cobros. Las facturas deben estar detalladas y sincronizadas con los sistemas internos del negocio como CRMs y ERPs.
En el momento de construir tu infraestructura de cobros recurrentes necesitas valorar cuáles son los parámetros que necesitas medir para calcular de manera justa y realista los precios de los planes. Esto incluye recibir datos sobre quién está utilizando qué, cuánto, con qué frecuencia, en qué momento… y un largo etcétera. Además, si el modelo de cobro cambia en algún momento también lo tendrá que hacer el sistema de cobro, por lo que el mantenimiento y el desarrollo del sistema son constantes.
4. Gestionar cuentas asociadas
Es posible que entre tus clientes se encuentren empresas con entidades subsidiarias, es decir, que tu cliente sea la empresa matriz y controle otras filiales suyas. Estas relaciones “padre-hijo” necesitan estar reflejadas en tus sistema de cobro recurrente y tener el control de ciertas funciones de cobro.
Las estructuras complejas formadas por una cuenta “madre” y cuentas asociadas que están bajo su dominio son otro factor a considerar al construir tu sistema de facturación recurrente.
5. Hacer cambios en los planes de los clientes (upgrades y downgrades)
Inevitablemente, tu negocio experimentará con distintos modelos de precio, formas de cobro, planes de pago… y se cometerán errores o nuevas estrategias de negocio que impliquen programar cambios en los planes de los clientes y sus precios.
Considerar que tu modelo de cobro actual será el que mantengas a lo largo de la vida de tu negocio es un gran error. Lo habitual es que los escenarios de venta evolucionen y te veas en la obligación de hacer cambios de todo tipo en tu modelo de cobro, desde los precios hasta las fechas de cobro, pasando por los medios de pago que utilizas. Por otro lado, si una factura tiene un error, el cobro es incorrecto o se ha producido cualquier problema en la facturación, también tendrás que hacer cambios en los planes de los clientes de manera rápida y efectiva.
Lidiar con estas situaciones obliga a tu equipo técnico a estar pendiente de cada pequeño cambio que se produzca en tu pricing y modelo de cobro recurrente. El mantenimiento se convierte en una constante y es una mayor carga de trabajo para los desarrolladores, quienes tienen que actualizar el sistema para que sea capaz de recalcular los importes a cobrar al aumentar o reducir los planes de pago de los clientes.
La facturación recurrente está sometida a cambios de dos tipos:
- Por un lado, los cambios que se producen en los distintos ciclos de facturación por las condiciones del contrato (un incremento de precio que se produce pasados unos meses, por ejemplo).
- Por otro lado, también producen cambios en los cobros causados por la decisión del cliente de aumentar o disminuir su plan y, por lo tanto, su pago recurrente.
Las posibles situaciones que se pueden presentar en cada plan de cobro recurrente son muchas más de las que puedes imaginar. Puede que hayas programado un aumento de precio a partir de una fecha y eso complica los cobros de aquellos clientes que han pagado por adelantado, por ejemplo.
Tu sistema necesita automatizar los upgrades y downgrades de los clientes, los cambios de precios para contratos específicos y cualquier nueva circunstancia que se puede dar en los ciclos de facturación recurrente de tu negocio, los cuales son casi infinitos y, en algunas ocasiones, imprevisibles.
6. Integrarse con otros sistemas
Por último, necesitas conectar tu sistema de cobro recurrente con tu infraestructura interna de negocio, que normalmente está formada por un CRM y un ERP.
Ambos sistemas deben estar sincronizados con tu sistema de facturación para poder saber a qué clientes tienes que cobrar qué plan y llevar un registro preciso de cada uno de los estados contables de tus clientes. Solo así podrás procesar cobros automáticos sin que haya conflicto entre los distintos sistemas internos y los cobros estén actualizados a las renovaciones y la actividad de tus clientes.
Por otro lado, en modelos de cobro específicos como los cobros basados en el uso la conexión con otros sistemas es indispensable. Necesitas registrar el consumo real que se produce para enviar los cobros automáticamente, sin errores y ajustados al consumo real que han generado los clientes.
Para terminar, también hay otra amplia gama de sistemas con los que debes considerar integrarte, como son los medios de pago, un elemento que resulta indispensable para muchas compañías al desarrollar su sistema de cobro recurrente.
¿De verdad es tan importante para tu negocio construir tu propia solución de cobro recurrente?
Aunque en un primer momento construir un sistema de facturación recurrente parezca necesario para tu negocio, la realidad es que se trata de una gran inversión que puedes evitar.
Por un lado, existen soluciones de cobro recurrente alternativas que se adaptan tal y como necesitas a las condiciones de facturación de tu negocio. Por otro lado, aunque el equipo de desarrollo no considere este proyecto como un gran reto técnico, en realidad sí lo será. No tanto en el inicio, pero sí con el paso del tiempo, ya que el mantenimiento será constante y las necesidades del modelo de cobro también.
Antes de aventurarte en la construcción de tu propia solución de cobro recurrente plantéate cómo de importante es para tu negocio embarcarte en esta gran empresa, ya que acabará siendo una distracción alejada del foco de tu negocio que te hará perder el recurso más valioso que tienes: el tiempo de tu equipo.
