Que necesites automatizar la facturación es una muy buena noticia porque significa que tu empresa está ganando tracción y necesita procesar más cantidad de transacciones con un ritmo mayor.
En ese punto, te preguntarás si es buena idea construir el sistema de automatización de cobros de manera interna, pues no debe ser muy complejo, ¿no? Además, las lógicas de cobros de tu negocio son muy específicas y es probable que ninguna solución de terceros pueda darte el servicio que necesitas. Las opciones más populares como Stripe Billing o Chargebee pueden parecer una pérdida de recursos, así que ¿por qué dedicar tiempo a algo que puedes desarrollar tú mismo con tu propio equipo técnico?
Lo que en un principio puede parecer un pequeño reto técnico que en poco tiempo se acaba convirtiéndo se en una auténtica pesadilla para los ingenieros y desarrolladores. Un sistema propio necesita, además de ser construido, un mantenimiento constante por las necesidades técnicas y de negocio.
En este artículo planteamos los principales desafíos técnicos que implica el desarrollo de un sistema de automatización de cobros recurrentes para los ingenieros, en especial para aquellos que necesitan automatizar cobros recurrentes en escenarios complejos (como los precios híbridos o basados en el uso).
El billing es mucho más complejo de lo que parece
Es muy habitual empezar un negocio con planes de suscripción fijos y sencillos, con una estructura muy definida y cerrada (como mucho uno o dos planes distintos). Sin embargo, cuando la empresa crece, el número de transacciones aumenta y la complejidad de los planes de cobro, normalmente, también. Los precios se vuelven cada vez más complejos, y del mismo modo lo hace el código.
Poco a poco los planes de precio sencillos van incorporando nuevas características, modalidades de cobro, cargos extra, descuentos…en definitiva, estrategias de cobro con las que aumentar los ingresos de tu negocio.
El equipo técnico que en principio construyó una infraestructura de cobro recurrente para automatizar las suscripciones simples empieza a tomar consciencia de los múltiples desafíos técnicos que supone diseñar, construir y hacer funcionar un sistema de facturación recurrente.
Los principales desafíos de la facturación recurrente
1. Fechas de cobro
Al implementar un sistema de facturación, tratar con fechas suele ser la dificultad número uno. De alguna manera, todas tus suscripciones y cargos se basan en un número de días y responden a lógicas basadas en la periodicidad. Ya sea que hagas que tus clientes paguen semanal, mensual o anualmente, necesitas definir el período de facturación automático.
- ¿Las suscripciones se inician en una fecha determinada cada mes o en la fecha de inscripción del cliente?
- ¿Cuántos días o meses de prueba ofreces?
- ¿Cómo calcular los cobros basados en el uso (precio por segundo, hora, día…)?
- ¿Reanudo el consumo o lo acumulo mes tras mes? ¿Año tras año?
- ¿Qué pasa si en un ciclo de facturación no se produce consumo?
- ¿Aplico un prorrateo basado en el número de días consumidos por mi cliente?
Las preguntas sobre el ciclo de facturación suelen ser la fuente más importante de tickets de soporte al cliente, y iterar sobre ellas es bastante complejo. Muchos cambios son solicitados por los clientes y es fundamental poder darles una respuesta rápida.
2. Upgrades y downgrades
Hacer cambios en un plan de tu cliente puede parecer bastante fácil. Tanto pasar de un plan inferior a uno superior, como a la inversa, es un proceso que exige de un altísimo control de los cobros. Pues se pueden dar infinidad de situaciones que lo complican (y que en un primer momento no parecen importantes):
- El upgrade o downgrade se produce en medio del ciclo de facturación.
- Se ha hecho un pago del plan anual por adelantado.
- El pago del plan anterior se ha hecho con retraso.
- El downgrade se realiza de un plan anual a uno mensual.
- El cambio de plan se hace con un descuento.
- Se cancela el periodo de prueba.
3. Cálculos basados en el consumo
Implementar un sistema de automatización de cobros recurrentes es el primer paso al incluir facturación recurrente en tu negocio. Cada cliente necesita estar suscrito a un plan para comenzar a cobrar la cantidad correcta en el momento adecuado.
Pero para un número creciente de empresas, otras modalidades de cobro surgen junto con la recurrencia. Es decir, surgen otras formas de cobro en las que los cargos se basan en lo que los clientes realmente consumen. Esto es lo que llamamos 'facturación basada en el uso'. La mayoría de las empresas terminan teniendo un modelo de precios híbrido: una tarifa de suscripción mensual y además 'complementos' o cargos de 'pago por uso'.
Estos cargos basados en el consumo son difíciles de automatizar a escala, porque a menudo vienen con reglas de cálculo realizadas sobre un alto volumen de eventos que se registran en la API de billing.
Esto se vuelve todavía más complejo cuando se tiene en cuenta además el consumo por tiempo, como hacen por ejemplo las compañías energéticas. Los precios cambian según el momento del día y la cantidad de segundos consumidos, por lo que el sistema de facturación necesita hacer cálculos muy precisos y variables de lo que realmente el cliente tiene que pagar cada ciclo de facturación.
4. Reintentos de cobro adecuados
A veces, y por distintos motivos, los cobros no se efectúan correctamente (ya sea por falta de saldo en el cliente o por cuestiones técnicas). En estos casos, es importante actuar rápidamente y ser capaz de enviar automáticamente un segundo intento de cobro con la misma cantidad que el inicial, aunque se trate de un cobro basado en el consumo. Y así sucesivamente hasta que se logre efectuar el cobro con la correspondiente cantidad.
Parece una tarea sencilla, pero mantener esta lógica es complejo. Los ingenieros necesitan diseñar y construir una infraestructura que haga frente a los desafíos de los reintentos de cobro.
- Lógicas de reintento automático.
- Lógicas de reintento de cobro respetando los
- Notificaciones y comunicación con el usuario para instar su pago.
- Lógicas de reintento con otras pasarelas de pago o métodos de pago alternativos.
- Lógicas para deshabilitar el acceso a funcionalidades o servicios.
5. Los impuestos
Los impuestos son otro de los grandes retos de los negocios y dependen de múltiples dimensiones. En general, dependen de lo que estás vendiendo, tu país de origen y el país de origen de tu cliente.
Imagina que vendes diferentes tipos de servicios a diferentes tipos de clientes en más de 100 países. Si piensas que la lógica de cobro ya parece compleja, el desafío de ingeniería es diez veces mayor. Los ingenieros necesitan pensar en una lógica fiscal completa dentro de la aplicación. Esta lógica piramidal se basa en clientes y productos, incluyendo:
- Impuestos a nivel de empresa: tu empresa tendrá una tasa impositiva general que se aplica a todos los clientes por defecto.
- Impuestos a nivel de cliente: la tasa impositiva predeterminada puede ser anulada para cada cliente, dependiendo de las dimensiones mencionadas anteriormente (ver ilustración.
- Impuestos a nivel de industria: esto se da exclusivamente en el caso de industrias concretas.
Si tras explicar los retos enumerados anteriormente sigues pensando que es una buena invertir el tiempo de tu equipo técnico en desarrollar tu propia infraestructura de cobros recurrentes puedes hacerlo internamente, pero asegúrate de reservar tiempo y presupuesto para el trabajo de mantenimiento que siempre se necesita.
Otra opción es confiar en plataformas de cobro recurrente ya existentes, construidas por equipos especializados y capaces de adaptarse a las necesidades específicas de tu modelo de negocio.
Para resolver este problema, hemos puesto nuestro foco en un único reto: la automatización de cobros recurrentes a través de una API de billing que automatiza todo tipo de cobros recurrentes y se adapta a cualquier modelo de negocio y escenario de cobro complejo.
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