El sistema de cobro es una herramienta fundamental para cualquier empresa. Por eso mismo, elegir la solución adecuada se trata de una decisión a la que se le debe prestar mucha atención.
Un sistema de cobro tiene que ser versátil, flexible y lo suficientemente sólido como para gestionar y administrar cobros en cualquiera de las situaciones de facturación que se puedan dar.
Pero también debes tener en cuenta otras funcionalidades y cómo se relaciona con las distintas partes de tu equipo. ¿Puede conectarse con tus sistemas internos, es abierto para tu equipo tech, permite calcular precios basados en el uso, es ágil para tu equipo de finanzas? Estas son algunas de las preguntas que te puedes plantear.
A continuación te explicamos 7 aspectos que debes tener en cuenta al elegir tu sistema de cobro recurrente.
1. Escalabilidad
La decisión de implementar un nuevo sistema de billing ocurre cada cierto tiempo en todos los negocios, especialmente cuando sus escenarios de cobro cambian o deciden ofrecer otro tipo de planes de precio.
Elegir un sistema de billing o facturación recurrente es mucho más complejo de lo que puede parecer. De hecho, se trata de una de las decisiones más importantes de un negocio porque el sistema elegido será el que se mantenga durante años (al menos esa es la intención), ya que el coste de cambio es realmente elevado.
Si tu negocio se encuentra en sus primeros años de vida puede que el modelo de pricing sea más sencillo y la transaccionalidad relativamente baja y manejable. Sin embargo, debes pensar en las necesidades futuras que pueden surgir cuando el número de operaciones crezcan.
En este punto, es mucho más sencillo desarrollar un sistema de cobro simple que pueda resolver los cobros que se producen en los primeros momentos del negocio. Pero esta solución no es la más adecuada a medio/largo plazo si tienes pensado cambiar tus precios, lanzar nuevos planes de pago, expandirte hacia nuevos mercados, experimentar con los métodos de pago...
Anticiparse a los posibles cambios que va a sufrir tu negocio en los próximos meses o años te ayudará a elegir la infraestructura de cobro más adecuada . Por ejemplo, si entre tus planes está ofrecer pagos recurrentes variables deberás elegir un sistema que pueda ofrecer un modelo de pago basado en el uso.
En definitiva, tienes que elegir una plataforma escalable que crezca al mismo tiempo que crece tu negocio y sus necesidades de cobro.
2. Adaptabilidad
Crecer implica modificar la forma en la que haces tus cobros. A más transaccionalidad, más compleja es la gestión de los cobros. Por eso es esencial asegurarse de que tu sistema de gestión de cobros se adapte a todas las fases de crecimiento de tu negocio y a todos los escenarios de venta posibles.
Para cobrar como tu negocio necesita en cada momento tienes que elegir un sistema lo suficientemente flexible para adaptarse a cada situación. Esto implica muchas veces que el equipo de desarrollo técnico tenga que hacer cambios en el código o incluso hacer desarrollos específicos para las funcionalidades que necesitas, lo cual es una pérdida de tiempo y recursos en algo que no es core del negocio.
Por otro lado, si tu sistema no te permite hacer este tipo de cambios (precios, modelos de cobro, periodicidad de pago, métodos de pago integrados....) es tu negocio el que tiene que adaptarse a las normas planteadas por las pasarelas de pago y los sistemas de cobro. Algo que no siempre tiene porqué coincidir con los objetivos de tu negocio.
La manera más sencilla de hacer que tu sistema responda a las necesidades de cobro de tu negocio es a través de la integración de una API conectada a tu sistema pero lo suficientemente sencilla como para hacer cambios rápidamente en los esquemas de cobro.
3. Funcionalidades en tiempo real
Recibir y enviar datos de los cobros y las ventas de tu negocio es básico para poder tener un control total y completo de tu negocio.
De poco sirve tener un sistema con el que puedes hacer todo tipo de cobro si la información que te envía no es en tiempo real y, por lo tanto, no puedes conocer el estado de tu negocio.
Esto incluye métricas y reportes sobre los clientes que te han pagado, el estado de sus suscripciones, la facturación por mes, semana o día, los métodos de pago empleados...en definitiva, información relevante para tu negocio que necesitas conocer y medir para tomar decisiones.
Por otra parte, además de una falta de control sobre tu negocio, funcionalidades como el cobro por uso, necesitan datos en tiempo real para poder hacer un cálculo del precio que debe pagar cada cliente en función de su consumo.
En los casos que los precios son variables la conexión entre tu sistema y el sistema de cobro se convierte en fundamental. Sin esta comunicación entre ambas partes no es posible hacer este tipo de facturación, de modo que si haces cobros recurrentes variables o si tu intención es hacerlos necesitas conectar desde el primer momento tu sistema con un sistema de billing. Una funcionalidad que no todos los sistemas de cobro ofrecen.
4. Funcionalidades para casos de uso específicos
Cada industria tiene necesidades de cobro específicas. La forma de facturar no es la misma en un SaaS B2B que ofrece planes por suscripción, que en una empresa de telecomunicaciones que mide cada minuto de consumo.
Es importante conocer las necesidades específicas de tu negocio porque de eso dependerá la opción que elijas para gestionar y automatizar tus cobros.
Los negocios con modelos de cobro complejos tienen que asegurarse de que su sistema de cobro responda a las necesidades específicas de billing que tienen. Una buena forma de hacerlo es comprobando qué clientes tienen y si alguno de ellos forma parte de su sector o nicho. Si compartes características con alguno de ellos lo más seguro es que la solución de cobros también sea útil para ti.
5. Transparencia y seguridad
La gestión de cobros es un proceso altamente delicado para cualquier negocio. Por un lado se está trabajando con datos sensibles de los clientes y, por otro, con flujos de facturación. Por este motivo, además de contar con un sistema capaz de cumplir con los puntos que hemos mencionado antes, necesita cumplir con los estándares de seguridad de un sistema de cobro en general y de tu industria en particular.
Considerar las certificaciones PCI o PSD2 no es una opción. Se trata de un requisito imprescindible para operar con total seguridad y tranquilidad. Lo habitual es que los sistemas de terceros cuenten con ellas, mientras que si desarrollas el tuyo por tu cuenta necesitas conseguirlas.
Muy unida a la seguridad del sistema está la transparencia del mismo. Aunque optes por utilizar un sistema de cobro ya desarrollado necesitas conocer en profundidad los mecanismos y la arquitectura de la solución, así como tener acceso a ellos.
Muchas veces se necesita personalizar el sistema en función de casos de uso específicos o escenarios de cobro complejos. Para hacerlo tu sistema debe ser transparente y ayudar a tus desarrolladores a adaptarlo a las necesidades de uso reales (y no las preestablecidas).
6. Caídas y problemas técnicos
¿Qué pasa si la pasarela de pago que utilizas sufre una caída? Cualquier problema técnico en el medio de pago puede ser irreversible para tu negocio, provocando una paralización de las ventas y una posible falta de confianza de los clientes de cara a futuras compras.
Depender de una única pasarela de pago es algo muy arriesgado para cualquier negocio, ya que ninguna está exenta de posibles caídas y problemas técnicos.
Si, por ejemplo, gestionas tus pagos recurrentes con Stripe Billing, la pasarela de pago será propiedad de Stripe Payments, y solo podrás operar a través de ella. Esto significa que dependes única y exclusivamente de ella, y que cualquier caída del servicio afectará a la totalidad de tu operativa.
Para evitar problemas de este tipo solo tienes que integrar una solución de pago agnóstica que pueda conectarse con cualquier medio y pasarela de pago.Te garantizará poder cobrar siempre ante cualquier imprevisto técnico de la pasarela de pago que utilices, ya que cuentas con múltiples alternativas de cobro.
7. Precio
El aspecto del precio también es relevante a la hora de elegir el sistema de cobro de tu negocio.
Muchos productos de gestión y automatización de cobros tienen tarifas de precio fijos, así como comisiones para la pasarela de pago, proceses pagos a través de ellas o no. Lo más rentable para tu negocio es pagar por la cantidad de transacciones que se hagan, es decir, con un pricing basado en el uso.
Por otro lado, las pasarelas de pago tienen sus propias tarifas de comisiones, por lo que poder trabajar con varias de forma simultánea te ayudará a elegir aquellas con mejores condiciones.
