En un entorno de negocios cada vez más complejo y competitivo, los procesos de cobro recurrente juegan un papel crucial que va mucho más allá de la simple facturación. A menudo, las empresas no son conscientes del impacto y la interconexión que estos sistemas tienen en áreas como finanzas, producto, experiencia del cliente, ventas y cumplimiento normativo. Implementar y mantener un sistema eficiente de gestión de cobros recurrentes no solo es fundamental para el flujo de caja, sino también para garantizar la escalabilidad y adaptabilidad del negocio.
En este artículo exploramos los diferentes modelos de sistemas para la automatización de cobros recurrentes con un objetivo claro: optimizar recursos y centrar los esfuerzos en el crecimiento de tu producto.
Contexto: los procesos de cobro recurrente
Los procesos de cobro recurrente se apoyan y tienen efectos en tantos ámbitos distintos que los negocios ni siquiera son conscientes muchas veces de su alcance e importancia.
La gestión de cobros recurrentes no es una cuestión que afecta únicamente a finanzas, también tiene repercusión directa en áreas como producto, experiencia de cliente, compliance, ventas… y mucho más.
Se tratan de procesos interconectados y muy complejos por naturaleza, que se van haciendo más complicados cuando el negocio crece, el modelo de negocio cambia o los clientes aumentan.
Sin embargo, lo más complicado no está únicamente en el momento de construir un sistema, sino en su mantenimiento una vez está terminado. para ello se necesita tiempo, equipo e inversión. Esta es la diferencia entre el billing y los payments, que la integración o el desarrollo estén terminados no significa que el trabajo también lo esté. Todavía quedan infinidad de aspectos que manejar dentro de un plan de cobro recurrente y que no dejarán de aparecer a lo largo del tiempo:
- Descuentos
- Paquetización de servicio (bundles)
- Add-ons
- Upgrades y downgrades
- Free trials
- Cambios de fechas
- Cálculo de pagos por uso
- Lógicas de reintento de cobro
Los 3 modelos de sistema de billing para cobros recurrentes
1. Sistema de automatización de cobros recurrentes de desarrollo propio
Una de las soluciones utilizadas en un primer lugar por los negocios con operativas de cobro recurrente es el desarrollo propio de un sistema para automatizar y gestionar las suscripciones. Es decir, una solución desarrollada íntegramente de manera interna para conseguir mayor control, personalización y autonomía a la hora de gestionar la recurrencia.
Es muy habitual que cuando una compañía cuenta con ingenieros y desarrolladores propios decida construir un sistema por su cuenta adaptado a sus necesidades específicas sin depender de otros. Pero lo cierto es que el trabajo no termina con el desarrollo, sino que se extiende de manera indefinida a causa del mantenimiento constante que se debe hacer ante cada cambio.
Aunque se plantea como una de las primeras y mejores opciones para las compañías, la realidad es que los sistemas de billing caseros tienen problemas que es importante considerar antes de emprender el camino del desarrollo propio.
2. Integración de sistemas de automatización de cobros recurrentes de terceros
Un sistema de terceros es una solución que lo gestiona todo por ti. Esto incluye desde la lógica de negocios, el procesamiento de los cobros y la facturación, hasta la medición del consumo, el cálculo de los cobros recurrentes o las lógicas de reintento. Todo automatizado y gestionado por una herramienta que no se tiene que desarrollar desde cero, sino que se integra con tus otros sistemas existentes (si es necesario) o de forma independiente.
Esta opción es la más conveniente para compañías de todo tipo, sin importar su tamaño, o facturación, y en especial lo es para aquellas que trabajan con una alta cantidad de transacciones mensuales. Sin embargo, el inconveniente que se puede encontrar es que se pierde algo de control sobre las funcionalidades y su desarrollo.
3. Sistema híbrido de automatización de cobros recurrentes
En algunos casos, los desarrolladores son partidarios de combinar el uso de soluciones externas con el desarrollo propio, lo cual tiene sus pros y contras.
Por ejemplo, la herramienta de automatización de cobros puede ser interna, pero su uso se combina con el de otras herramientas complementarias que no se han desarrollado a la vez, sino que son de terceros. Esto ocurre cuando los pagos se gestionan con un proveedor de servicios de pago y el cargo de los impuestos con un SaaS especializado, por ejemplo.
Con un sistema de automatización de cobro híbrido se puede controlar la lógica de recurrencia, pero el resto de lógicas se controlan desde otros sistemas externos integrados en el desarrollo propio.
Se trata de un modelo aconsejable si la compañía es muy grande y cuenta con sistemas propios que no se pueden sustituir por otros, sino que su uso se complementa con otras herramientas específicas sin la necesidad de tener que desarrollarlas.
¿Cuál es el mejor sistema para automatizar cobros recurrentes?
La respuesta rápida es: aquel que no tengas que construir tú.
Así como nadie se plantea construir sus propios sistemas de seguridad, tampoco deberías hacerlo en lo que respecta al billing, su gestión y automatización.
La gestión de los cobros recurrentes y las suscripciones es un asunto que requiere de más dedicación, tiempo e inversión de lo que parece, y en el mercado existen expertos en el campo del billing que pueden ser tu aliado a la hora de enfrentarte a todos los retos de la gestión, automatización y administración de cobros recurrentes.
Te mostramos las ventajas de utilizar un sistema de automatización de cobros recurrentes frente a desarrollar uno propio en uno de nuestros artículos.
Tu tiempo y el de tus desarrolladores se debe centrar en los aspectos principales de tu producto, no en todo lo que engloban los cobros.
