En el ámbito de la gestión financiera y administrativa, los términos "billing" y "payments" son frecuentemente utilizados, aunque a menudo se confunden o se emplean indistintamente. Sin embargo, estos conceptos, aunque interrelacionados, desempeñan roles distintos en el ciclo de facturación de una empresa. Mientras que el "billing" (facturación) se refiere al proceso de emitir y gestionar facturas por los bienes o servicios ofrecidos de manera recurrente y duradera en el tiempo, los "payments" (pagos) están vinculados a la acción de procesar esas facturas, completando así el ciclo de la transacción comercial.
Comprender las diferencias entre estos dos procesos es crucial para una administración efectiva y para garantizar el flujo adecuado de recursos dentro de cualquier compañía, en especial en aquellas que ofrecen cobros recurrentes.
Billing o facturación recurrente
Definición: ¿qué es el billling?
La facturación recurrente o billing recurrente se refiere al proceso de generación automatizadas de facturas que se emiten a intervalos regulares y preestablecidos, generalmente de forma mensual, trimestral o anual, por productos o servicios que se suministran de manera continua o periódica.
Este tipo de facturación es común en modelos de negocio basados en suscripciones, como servicios de streaming, software como servicio (SaaS), gimnasios, proveedores de servicios de internet, y otros.
La facturación recurrente es altamente beneficiosa tanto para las empresas como para los clientes, ya que simplifica el proceso de pago, asegura la continuidad del servicio, y proporciona una mayor previsibilidad financiera.
Características del billing o facturación recurrente
Automatización. Una vez configurada, la facturación recurrente se genera automáticamente sin necesidad de intervención manual, lo que ahorra tiempo y reduce el riesgo de errores.
Periodicidad. El billing se emite en un ciclo repetitivo, por ejemplo, el primer día de cada mes, alineándose con la frecuencia de los servicios proporcionados.
Previsibilidad de ingresos. Proporciona una fuente predecible de ingresos para la empresa, ya que los clientes pagan regularmente por el acceso continuo a los productos o servicios.
Cobro automatizado. A menudo, se asocia con métodos de pago automatizados, donde el importe a deber se descuenta directamente de la cuenta bancaria del cliente o se carga a su tarjeta de crédito.
Gestión de Suscripciones. El billing facilita la gestión de suscripciones, permitiendo ajustes en función de cambios en los servicios, como actualizaciones de planes o cargos adicionales.
Ejemplos de negocios con cobros recurrentes y billing
Servicios de Streaming. Plataformas como Netflix o Spotify que cobran mensualmente por el acceso continuo a su contenido.
Software como Servicio (SaaS). Aplicaciones como Microsoft 365 o Adobe Creative Cloud que cobran una cuota regular por el uso del software.
Gimnasios y Clubes. Cobros mensuales o anuales por membresías.
Proveedores de suministros, energía o telefonía. Facturas regulares por el acceso continuo a servicios de suministros.
Proceso de billing o facturación recurrente
El proceso de billing es la primera etapa en el proceso de cobro y en la relación transaccional con un cliente. Este proceso implica la creación y el envío de facturas a los clientes en los tiempos acordados, lo cual implica la gestión de la recurrencia, descuentos y otros términos de pago.
Su enfoque está centrado en el emisor, es decir, en la empresa que vende productos o servicios y su objetivo es solicitar el pago de una cantidad especificada, así como ejecutar las órdenes de cobro en los tiempos acordados y con las condiciones adecuadas. Para ello, es fundamental contar con sistema de automatización de cobros recurrentes con el que se calculan los cobros según el modelo de negocio elegido.
Payments (pagos)
Definición: ¿qué son los payments?
"Payments", o pagos, se refiere al acto de transferir dinero desde una parte (el comprador o cliente) a otra (el vendedor o proveedor) como compensación por bienes o servicios recibidos. Es la culminación de una transacción financiera en la que se liquida una deuda o una obligación de pago previamente establecida, generalmente después de la emisión de una factura.
Características de payments
Cumplimiento de obligaciones. Un pago se realiza para cumplir con la obligación financiera de una factura emitida por un proveedor o vendedor.
Métodos de pago. Los pagos pueden realizarse a través de diversos métodos, como transferencias bancarias, tarjetas de crédito o débito, pagos digitales (PayPal, Apple Pay, etc.), entre otros.
Momento del Pago: Un pago puede realizarse de inmediato, al recibir la factura, o en una fecha posterior según los términos acordados (por ejemplo, 30 días después de la facturación).
Documentación. Tras el pago, se emite un recibo de pago que confirma la liquidación de la deuda, actuando como prueba de que la transacción ha sido completada.
Ejemplo del proceso de payment
Imagina que te suscribes a un servicio de streaming. El servicio te envía una factura mensual (billing), en la que se te pide pagar una cuota de suscripción. Cuando realizas el pago de esa cuota, ya sea automáticamente mediante tarjeta de crédito o manualmente, estás cumpliendo con la obligación que la factura generó (payments). Aquí, el billing te informa del monto que debes y hace los cálculos pertinentes (fechas de cobro, prorrateos, cambios en el plan, pago por uso…), y el payment es la acción de saldar esa deuda.
En resumen, "billing" se refiere al proceso de solicitar el pago a través de la facturación, mientras que "payments" se refiere a la acción de realizar ese pago. Son dos etapas complementarias pero distintas en el ciclo de una transacción financiera.
En resumen, "billing" es el proceso de solicitar el pago mediante la emisión de una factura, mientras que "payments" es la acción de cumplir con esa solicitud al realizar el pago correspondiente. Ambos procesos son cruciales para la administración financiera de cualquier negocio, pero no siempre dependientes el uno del otro.
